Rollen in een club: wie doet wat

Waarom rollen ertoe doen

Een rol is geen titel. Het is een korte lijst van wat iemand doet en wat hij mag aanpassen. Als dat duidelijk is, hoeft niemand overal toestemming voor te vragen of te raden of hij aan een wedstrijdformulier mag komen.

Rollen beschermen ook de gegevens van de club. Als iedereen uitslagen en ratings kan wijzigen, is één vergissing genoeg om weken aan registratie te verpesten. De regel is simpel: iedereen heeft de rechten die hij voor zijn werk nodig heeft, en niet meer.

Dat geldt ook voor kleine clubs. In een vriendengroep is er vertrouwen, maar het geheugen laat je in de steek. Weten wie wat regelt, scheelt berichten en voorkomt dat twee mensen hetzelfde werk doen, of dat niemand het doet.

Eigenaar en manager

Eigenaar

De eigenaar is verantwoordelijk voor de club. Hij beslist wie erbij komt en wie vertrekt, welke rollen er zijn en wat er op de openbare pagina staat. In een kleine club is dat meestal degene die de club heeft opgericht. Het is verstandig er één te hebben, hooguit twee, en dat het mensen zijn die in de buurt blijven.

Manager

De manager regelt de dagelijkse gang van zaken: plant wedstrijden in de kalender, voegt tegenstanders toe, verstuurt uitnodigingen en reageert op lidmaatschapsverzoeken. Het is de juiste rol voor iemand met tijd en organisatietalent, ook als dat niet degene is die in de kleedkamer het hardst praat.

De twee rollen scheiden heeft een praktisch voordeel. De eigenaar hoeft niet altijd beschikbaar te zijn, en de manager kan zijn werk doen zonder toegang tot beslissingen die niet bij hem horen.

In VOC gaan uitnodigingen per e-mail of via een link, en wie bij de club wil, kan een lidmaatschapsverzoek sturen dat wacht op een antwoord van wie de club beheert.

Trainer en analist

De trainer plant trainingen, bepaalt het plan van elke sessie, kiest de basiself en bereidt de wedstrijden voor. Hij moet alles kunnen zien wat met de selectie te maken heeft: aanwezigheid, formulieren, stats. Aan de instellingen van de club hoeft hij niet te komen.

De analist vult de wedstrijdformulieren in, valideert ze en leest de stats. Hij is de bewaker van de cijfers, en daarom is het verstandig dat het iemand anders is dan de trainer, als de selectie dat toelaat.

Waarom je ze scheidt

Wie de basiself kiest, heeft de neiging, ook zonder het te willen, ratings te geven die zijn keuzes rechtvaardigen. Een onafhankelijke analist geeft neutralere ratings, en de trainer krijgt er een tweede mening bij in plaats van een spiegel. In een kleine club kan één persoon beide rollen combineren, maar laat dan af en toe iemand anders de formulieren nakijken.

Wat de speler doet

De speler reageert op de aanwezigheid, speelt en houdt zijn profiel bij: foto, rugnummer, positie. Hij volgt zijn stats en krijgt meldingen over geplande wedstrijden, uitslagen en trainingen.

Wat een speler niet moet kunnen, is zijn eigen rating aanpassen. Niet uit wantrouwen, maar omdat een registratie die iedereen kan veranderen voor niemand meer iets waard is.

Koppel elk profiel aan het account van de speler. Zo hoort de historie van wedstrijden en stats bij de juiste persoon, en krijgt die persoon ook de meldingen.

Wanneer je een nieuwe rol maakt

De vijf rollen dekken de meeste clubs, maar niet allemaal. Doet iemand werk dat in geen enkele rol past, maak dan een nieuwe rol in plaats van hem een rol met te veel rechten te geven.

• Mediaverantwoordelijke: schrijft het nieuws voor de openbare pagina
• Scout: verstuurt uitnodigingen en volgt lidmaatschapsverzoeken op
• Assistent-trainer: helpt de trainer met trainingen en aanwezigheid

In VOC maak je rollen op maat en kies je de rechten van elke rol. Begin met weinig en voeg toe als het nodig is. Iemand rechten afnemen kost altijd meer moeite dan ze niet te geven.

Rollen in de loop van de tijd herzien

Clubs veranderen. De analist gaat meer spelen, de manager krijgt andere werktijden, de trainer vertrekt aan het einde van het seizoen. Bekijk de rollen minstens één keer per seizoen opnieuw, en telkens wanneer iemand bij de technische staf komt of vertrekt.

Verlaat een speler de club, zet hem dan op inactief in plaats van hem te verwijderen. De historie blijft, de stats van het seizoen blijven kloppen en als hij terugkomt, gaat hij verder waar hij gebleven was.